Datenschutzerklärung für die App „Kaleo”
1. Datenschutz auf einen Blick
Allgemeine Hinweise
Diese Datenschutzerklärung informiert darüber, welche personenbezogenen Daten in der App „Kaleo” verarbeitet werden.
Kaleo ist eine App zur digitalen Kulturplanung, Aufgabenverwaltung und Dokumentation im Gartenbau. Zur Nutzung der App werden bestimmte personenbezogene Daten erhoben und verarbeitet.
2. Verantwortliche Stelle
GFI-Ernst e.K.
Markus Wittje
Kiefernstr. 1a
26340 Zetel
Telefon: +49 441 9558647
E-Mail: info@gfi-ernst.de
3. Welche Daten werden verarbeitet?
a) E-Mail-Adresse und Name (Pflichtangaben)
Wir verarbeiten Ihre E-Mail-Adresse und Ihren Namen, um:
– ein Benutzerkonto anzulegen
– eine Anmeldung per QR-Code zu ermöglichen
– Sie innerhalb der App als Benutzer zu identifizieren (z. B. Aufgabenzuweisung)
– bei Bedarf ein neues Passwort bereitzustellen
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).
b) Geräte-Kennung (Device-ID)
Beim ersten Anmelden wird eine zufällig generierte Geräte-Kennung (UUID) auf Ihrem Gerät erzeugt und in Ihrem Benutzerkonto gespeichert. Diese dient ausschließlich dazu, die Nutzung auf ein Gerät pro Benutzerkonto zu beschränken. Die Geräte-Kennung kann vom Administrator jederzeit zurückgesetzt werden.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Lizenzsicherung).
c) Standortdaten (optional)
Bei der Erledigung von Aufgaben (Status „abgeschlossen”) wird Ihr Standort einmalig abgefragt, um aktuelle Wetterdaten (Temperatur, Luftfeuchtigkeit, Windgeschwindigkeit, Niederschlag) zum Dokumentationszweck zu erfassen. Die Standortabfrage erfolgt nur mit Ihrer ausdrücklichen Erlaubnis. Es werden die GPS-Koordinaten (Breiten- und Längengrad) an den Wetterdienst Open-Meteo übermittelt und zusammen mit den Wetterdaten im Aufgabeneintrag gespeichert.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung über Betriebssystem-Berechtigung).
d) Fotos und Videos (optional)
Sie können im Rahmen der Aufgabendokumentation Fotos und Kurzvideos aufnehmen oder aus der Galerie auswählen. Diese Medien werden auf einen Server der GFI-Ernst e.K. hochgeladen und im jeweiligen Aufgabeneintrag gespeichert. Die Aufnahme erfolgt nur mit Ihrer ausdrücklichen Kamera- bzw. Galerie-Berechtigung.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).
e) Nutzungsbezogene Daten
Im Rahmen der App-Nutzung werden folgende Daten verarbeitet und gespeichert:
– Aufgabenstatus-Änderungen (wer hat wann welche Aufgabe abgeschlossen)
– Eingaben in Aktionsfeldern (z. B. Mengenangaben, Bewegungsdaten von Kulturen zwischen Flächen)
– Protokolldaten zur betrieblichen Dokumentation
Diese Daten sind dem jeweiligen Betrieb (Mandant) zugeordnet und werden nicht personenbezogen ausgewertet.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).
4. Speicherung der Daten
Ihre Daten werden in einer Google Cloud-Datenbank (Firebase/Firestore) gespeichert.
– Speicherung erfolgt ausschließlich auf Servern innerhalb der EU
– Technischer Dienstleister: Google Cloud EMEA Limited
– Kein Transfer in Drittstaaten
– Zugriff auf die Datenbank hat ausschließlich GFI-Ernst e.K.
– Google verarbeitet Daten nur im Rahmen eines Auftragsverarbeitungsvertrags (Art. 28 DSGVO)
Fotos und Videos werden auf einem Server der GFI-Ernst e.K. innerhalb der EU gespeichert.
5. Eingesetzte Drittanbieter
a) Google Firebase (Authentifizierung und Datenbank)
– Anbieter: Google Cloud EMEA Limited, Dublin, Irland
– Zweck: Benutzeranmeldung, Datenspeicherung
– Auftragsverarbeitungsvertrag: ja (Art. 28 DSGVO)
b) Open-Meteo (Wetterdaten)
– Anbieter: Open-Meteo, Schweiz
– Zweck: Abruf aktueller Wetterdaten anhand von GPS-Koordinaten
– Es werden keine personenbezogenen Daten übermittelt, lediglich Koordinaten
6. Weitergabe der Daten
Eine Weitergabe Ihrer Daten an Dritte erfolgt nicht, außer:
– an die unter Punkt 5 genannten Dienstleister im Rahmen der Auftragsverarbeitung
– wenn Sie ausdrücklich eingewilligt haben, oder
– wenn eine gesetzliche Verpflichtung besteht
7. Speicherdauer
– Kontodaten (E-Mail, Name, Geräte-ID) werden gespeichert, solange Ihr Benutzerkonto besteht.
– Fotos, Videos und Aufgabendaten werden gespeichert, solange der zugehörige Betrieb (Mandant) aktiv ist.
– Bei Löschung des Kontos werden Ihre personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.
8. Ihre Rechte
Sie haben jederzeit folgende Rechte:
– Auskunft über gespeicherte Daten
– Berichtigung unrichtiger Daten
– Löschung Ihrer Daten
– Einschränkung der Verarbeitung
– Widerspruch gegen die Verarbeitung
– Datenübertragbarkeit
– Widerruf einer erteilten Einwilligung (z. B. Standortzugriff) mit Wirkung für die Zukunft
– Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde
Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine E-Mail an: info@gfi-ernst.de
9. Berechtigungen der App
Die App kann folgende Geräteberechtigungen anfordern:
– Kamera: Zum Aufnehmen von Fotos und Videos zur Aufgabendokumentation
– Fotogalerie: Zum Auswählen vorhandener Fotos und Videos
– Standort: Zum einmaligen Abruf von Wetterdaten bei Aufgabenabschluss
Alle Berechtigungen sind optional und werden nur bei Bedarf angefragt. Die App funktioniert auch ohne diese Berechtigungen, wobei die jeweiligen Funktionen dann nicht zur Verfügung stehen.
10. Datensicherheit
Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre Daten zu schützen.
– Die Übertragung aller Daten erfolgt SSL-/TLS-verschlüsselt.
– Die Anmeldung erfolgt über ein gesichertes QR-Code-Verfahren mit individuellem Passwort.
– Die Geräte-Bindung verhindert unbefugten Zugriff von Fremdgeräten.
11. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen.
Die jeweils aktuelle Version ist in der App abrufbar.
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Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) für die App „Kaleo”
1. Geltungsbereich
Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für die Nutzung der App „Kaleo”, bereitgestellt von:
GFI-Ernst e.K.
Markus Wittje
Kiefernstr. 1a
26340 Zetel
E-Mail: info@gfi-ernst.de
Mit der Nutzung der App akzeptieren Sie die nachfolgenden Bedingungen.
2. Vertragsgegenstand
Die App „Kaleo” ist eine Software zur digitalen Kulturplanung, Aufgabenverwaltung und betrieblichen Dokumentation im Gartenbau. Sie bietet Mitarbeitern Funktionen zur Aufgabenbearbeitung, Foto- und Videodokumentation, Wetterdatenerfassung und Protokollierung.
Die Nutzung erfolgt ausschließlich zu betrieblichen Zwecken.
3. Registrierung und Nutzerkonto
– Benutzerkonten werden vom Administrator des jeweiligen Betriebs angelegt.
– Die Anmeldung in der App erfolgt per QR-Code, der vom Administrator erstellt wird.
– Jedes Benutzerkonto ist an ein Gerät gebunden. Der Administrator kann die Geräte-Bindung zurücksetzen.
– Der Nutzer ist für die Sicherheit seiner Zugangsdaten verantwortlich.
– Wir behalten uns das Recht vor, Nutzerkonten bei Verstößen gegen diese AGB zu sperren oder zu löschen.
4. Leistungen der App
Die Funktionen der App umfassen insbesondere:
– Aufgabenverwaltung mit Kulturplan und Kalenderwochenplanung
– Statusverfolgung von Arbeitsschritten
– Foto- und Videodokumentation
– Erfassung von Wetterdaten bei Aufgabenabschluss
– Kartendarstellung von Flächen
– Protokollierung durchgeführter Arbeiten
– Wiki-Funktion für betriebliches Wissen
Wir behalten uns vor:
– bestehende Funktionen anzupassen
– neue Funktionen einzuführen
– Funktionen einzustellen, sofern dadurch keine wesentlichen Vertragsbestandteile verletzt werden
Ein Anspruch auf bestimmte Funktionen oder eine bestimmte Verfügbarkeit besteht nicht.
5. Kosten
Die Nutzung der App ist kostenlos.
6. Nutzungsrechte
Der Nutzer erhält ein einfaches, nicht übertragbares, nicht unterlizenzierbares Nutzungsrecht an der App und ihren Inhalten.
Untersagt sind insbesondere:
– Weitergabe von Zugangsdaten oder QR-Codes an unbefugte Dritte
– Reverse Engineering, Decompiling oder Manipulation der App
– unerlaubte Nutzung von Texten, Medien oder Marken
7. Pflichten des Nutzers
Der Nutzer verpflichtet sich:
– keine rechtswidrigen Inhalte über die App zu verbreiten
– die App nicht zu missbrauchen
– keine technischen Störungen zu verursachen
– Zugangsdaten vertraulich zu behandeln
– die Geräte-Bindung nicht zu umgehen
8. Verfügbarkeit
Wir bemühen uns um eine möglichst unterbrechungsfreie Bereitstellung der App.
Es besteht jedoch kein Anspruch auf permanente Verfügbarkeit.
Wartungsarbeiten, technische Probleme oder äußere Einflüsse können zu Ausfällen führen.
9. Haftung
Wir haften:
– unbegrenzt bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit
– bei leichter Fahrlässigkeit nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten
– nicht für mittelbare Schäden, Datenverlust oder entgangenen Gewinn
– nicht für die Richtigkeit von Wetterdaten oder anderen extern bezogenen Informationen
Jegliche Inhalte werden nach bestem Wissen bereitgestellt, jedoch ohne Gewähr auf Vollständigkeit oder Fehlerfreiheit.
10. Datenschutz
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt gemäß unserer Datenschutzerklärung, die jederzeit in der App einsehbar ist.
11. Kündigung und Löschung des Kontos
– Der Administrator kann Benutzerkonten jederzeit deaktivieren oder löschen.
– Bei Löschung werden alle personenbezogenen Daten entfernt, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen bestehen.
Wir behalten uns vor, Konten bei Missbrauch oder Verstößen gegen diese AGB zu löschen.
12. Änderungen der AGB
Wir können diese AGB jederzeit anpassen.
Über wesentliche Änderungen werden Nutzer rechtzeitig informiert.
13. Schlussbestimmungen
Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein, bleibt die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.
Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland.
Gerichtsstand ist – soweit zulässig – der Sitz des Unternehmens.